书证复印件的举证困境与防范
——从医疗设备合作合同纠纷看关键书证原件的重要性与举证责任分配
陶婉婷律师、姜山律师 | 湖北元申律师事务所
2026年5月
本案是一起因关键证据仅有复印件而败诉的合同纠纷案件。案件涉及医疗设备合作协议的履行争议，因对方收回纸质原件、原告仅能提供复印件，导致一、二审法院均未支持其诉讼请求。本案对合同签署和证据保全具有重要警示意义。
案号：一审（2023）鄂0103民初18083号（武汉市江汉区人民法院），二审（2024）鄂01民终2321号（武汉市中级人民法院）。代理律师：姜山、陶婉婷（代理上诉人/原告湖北某某医疗科技有限公司）。
2018年8月24日，湖北某某医疗科技有限公司（以下简称"某某医疗"）与武汉某某科技有限公司（以下简称"三某乙公司"）签署《合作协议》，约定某某医疗向三某乙公司提供医疗设备（西门子全自动化学发光分析仪），收取维保费，三某乙公司向某某医疗采购试剂。协议签订后，某某医疗向远安县某某医院交付了设备，三某乙公司于2018年8月至2020年1月期间陆续向某某医疗支付款项226,823元。某某医疗主张该款项中部分系维保费用，要求三某乙公司支付剩余维保费300,000元。
本案的致命问题在于：某某医疗仅能提供《合作协议》的复印件，无法提供原件。某某医疗解释称，协议原件被三某乙公司以"需要带回盖章"为由收回，此后再未返还。在诉讼中，三某乙公司否认签署过该协议，一审法院释明后某某医疗仍无法提交原件，亦无法证明复印件的来源和双方已按协议内容实际履行。
根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第十一条，当事人向人民法院提供证据，应当提供原件或者原物。如需自己保存证据原件、原物或者提供原件、原物确有困难的，可以提供经人民法院核对无异的复制件或者复制品。
本案中，一审和二审法院均认定：《合作协议》复印件不符合法定的证据形式要求。尽管某某医疗提出了多项辅助证据（汇款记录、发票、第三人远安县某某医院曾使用过同类设备），但法院认为这些证据不足以证明双方签订了《合作协议》且已按协议内容实际履行。
这一裁判规则表明：书证复印件在对方否认的情况下，其证明力极为有限。即使有间接证据形成证据链，但如果关键书证（特别是合同原件）无法提供，法院仍可能不予采信。
某某医疗主张的辅助证据链包括以下环节：三某乙公司付款的时间节点与协议签订时间吻合；采购试剂的产品名称和价格与协议附件一致；发票开具的税率为6%（技术服务费）而非13%（销售增值税）；远安县某某医院曾使用过与协议约定一致的设备。
然而，法院逐一驳回了这些间接证据的证明力：付款记录均备注"货款"而非"维保费"；发票虽然税率为6%，但三某乙公司解释为代账会计不专业，收到发票后直接使用，不能据此认定其知晓融资租赁模式；远安县某某医院否认与三某乙公司存在合同关系，亦否认设备由三某乙公司提供；某某医疗亦未证明设备已实际交付给三某乙公司。
这一分析揭示了一个重要问题：间接证据链的每个环节都存在合理解释时，法院倾向于不认定待证事实。原告需要在每个环节上都建立排他性的证明，才能达到"高度可能性"的证明标准。
二审中，某某医疗提交书证提交申请书，请求法院责令三某乙公司提交其所述150,000元系采购试剂及其他耗材的入库管理相关文件。三某乙公司以"小微企业，出入库记录不一定保存"为由拒绝。
法院认为：在某某医疗不能举证证明双方签订了《合作协议》且已按协议内容实际履行的情况下，即使三某乙公司不能提交入库管理相关文件，也不能证明三某乙公司已按协议履行了相关义务。这一认定体现了举证责任的基本逻辑：主张合同关系存在的一方应承担首要举证责任，在完成本证之前，不能要求对方承担反证义务。
本案中，代理律师在关键证据仅有复印件的不利局面下，仍然通过多种间接证据构建了较为完整的证据链。虽然最终未能获得法院支持，但这一策略本身具有合理性。
然而，本案也提出了一个值得反思的问题：在关键证据（合同原件）缺失的情况下，是否应当提起诉讼？从风险管理的角度看，在明知合同原件无法提供、对方可能否认合同关系的情况下提起诉讼，败诉风险较高。代理律师应在诉讼前充分评估证据风险，向当事人明确告知败诉的可能性。
本案的根源在于合同签署环节的风险控制缺失。让对方"带回盖章"是商业交往中常见的做法，但也正是这种做法导致了本案中合同原件的丢失。正确的做法应当是：签署合同时，双方各执一份原件，或至少保留签署时的照片、视频等证据，证明合同签署的事实。
合同签署应采取"同时签署、各执一份"的方式，避免将已签署的合同交由对方带回盖章。如确需对方带回，应在合同首页加盖骑缝章，并拍摄签署过程的照片或视频。
重要合同签署后，应立即扫描存档并保留电子版本，同时将纸质原件存入保险柜或委托专业机构保管。建议建立合同原件管理制度，定期清查。
如对方以"带回盖章"为由拿走合同原件后迟迟未返还，应及时跟进追索，并通过邮件、微信等方式固定对方已签署合同的事实。
合同履行过程中，应保留完整的履行记录：付款凭证应明确备注款项性质（如"维保费""货款""设备款"等），避免笼统备注为"往来款"。
涉及设备交付的，应保留设备交付凭证（签收单、验收单、安装调试报告等），并要求接收方签字确认。
重要的沟通内容应通过书面形式进行（邮件、函件），避免仅通过口头沟通导致事后举证困难。
在合同原件无法提供的情况下，可以考虑以"不当得利"为由提起诉讼，降低举证门槛。但需注意不当得利的构成要件与合同纠纷不同，需另行评估。
可以考虑先通过协商、调解等非诉讼方式解决纠纷，在协商过程中引导对方承认合同关系的存在，形成新的证据。
如对方在其他场合（如仲裁、另案诉讼、行政程序等）中承认过合同关系的存在，可以申请法院调取相关记录作为证据。
本案是一起典型的因关键证据原件缺失导致败诉的案件，深刻揭示了书证原件在民事诉讼中的核心地位。在合同纠纷中，合同原件是证明合同关系存在的最直接、最有力的证据，复印件的证明力极为有限。本案为法律实务工作者和企业管理者提供了重要的警示：合同签署和原件保管是商事交易风险控制的基础环节，任何疏忽都可能导致权利无法获得司法救济。在证据不充分的情况下提起诉讼，不仅增加了当事人的诉讼成本，还可能因败诉而丧失通过其他途径解决纠纷的机会。
本文仅为法律实务分析，不构成具体的法律建议。如有法律问题，请咨询专业律师。
作者：陶婉婷律师 | 湖北元申律师事务所
案例来源：武汉市江汉区人民法院（2023）鄂0103民初18083号、武汉市中级人民法院（2024）鄂01民终2321号